Blog

Samenwerken? Stop dan met Excel of Spreadsheets

Leestijd: 4 min

Binnen bouwbedrijven worden juist spreadsheets veel gebruikt op de calculatie- en inkoopafdelingen voor de samenwerking binnen bouwprojecten. Daarbij worden natuurlijk regels opgesteld, maar toch blijkt telkens weer dat mensen makkelijk terugvallen op hun eigen vertrouwde manier van werken. Met als gevolg dat er onbedoeld en ongemerkt foutieve of dubbele gegevens worden ingevoerd, bijvoorbeeld doordat meerdere medewerkers aan hetzelfde document werken. Er is zelfs een term voor bedacht: “dueling spreadsheets”. Meerdere versies van dezelfde spreadsheet, waarin verschillende informatie verwerkt is. 

Excel mag er dan uitzien als een database, maar het functioneert zeker niet zo. Er is een limiet aan de hoeveelheid informatie die Excel kan verwerken, waarbij het ook nog eens enorm traag wordt of zelfs vastloopt bij een overbelasting. Tel daar de beperking bij op in het aantal cellen die je kan aanmaken binnen een Excelspreadsheet en de problemen zijn duidelijk. Waar 12Build specifiek is ingericht op het verwerken van dit soort specifieke informatie, blijft Excel een programma met veel mogelijkheden maar een beperkte uitvoering.

En dan de veiligheid. Wanneer iedereen toegang heeft tot een spreadsheet, of deze weet te verkrijgen, kan dus ook iedereen de cellen en formules bewerken, zonder dat dit direct zichtbaar wordt. Ook is Excel als software gevoelig voor hackers en virussen. Zelfs wanneer je pc voorzien is van de beste virusbeschermers blijf je vatbaar voor schade aan of het verdwijnen van data.

Rapportages

Bij samenwerken horen vergaderingen en bij vergaderingen horen rapportages. Ook daarbij lopen we al snel tegen de beperkingen van Excel aan. Omdat je binnen dit programma geen duidelijke rapportages uit kan draaien, moeten er dus volledige excel-tabbladen met formules gebouwd worden die op hun beurt verwijzen naar andere tabbladen en cellen. Je leest het al: vragen om foute uitkomsten en bijbehorende problemen. Onze conclusie is dan ook dat spreadsheets binnen Excel (of bijvoorbeeld GoogleDocs) vaak ongemerkt voor grote gevaren en problemen kunnen zorgen. Zoek maar eens online: je vindt binnen no-time tientallen nieuwsberichten over bedrijven met grote verliezen of problemen door menselijke fouten binnen Excel.

Geen spreadsheets maar een platform.

Het is je inmiddels waarschijnlijk wel duidelijk waarom het gebruik van spreadsheets (grote) risico’s met zich mee kan brengen voor je bedrijf. Maar gelukkig zijn er genoeg alternatieven, die zich in het bijzonder richten op de bouwsector en op jouw specifieke werkzaamheden. Binnen deze systemen heb je wel de voordelen die Excel biedt, maar zijn de mogelijke problemen door handmatige invoer eruit geëlimineerd.

Deze tools zijn gericht op jouw werkzaamheden en spreken jouw taal van de bouw. Doordat deze systemen in de Cloud werken worden ze automatisch geüpdatet en gecontroleerd. Tevens zijn ze op maat beschikbaar voor zowel kleine als grote bedrijven.

Met deze online alternatieven garanderen we niet alleen een betere en veiligere samenwerking, maar ook een onbeperkte opslagruimte, de beste beveiliging, met aangepaste bewerkingsrechten op verschillende machtigingsniveaus en meerdere versiecontroles. Wanneer je met één van deze alternatieven werkt, zullen alle medewerkers vanzelf op de juiste en dezelfde manier gaan werken, waardoor veel problemen vooraf al worden voorkomen. Je medewerkers gaan veel effectiever samenwerken, doordat iedereen in dezelfde omgeving en tegelijkertijd aan hetzelfde document werkt.

Hoe werkt het

Alle informatie wordt op één centrale plek opgeslagen en bewerkt. Daarbij worden alle samenwerkende partijen in real time op de hoogte gebracht van wijzigingen en reacties. De term die we daarvoor gebruiken is Software-as-aService (SaaS): software die in de cloud gehost wordt en op aanvraag kan worden gebruikt. De opvolger daarvan is Platform-as-a-Service (PaaS). Een online platform (omgeving) waar verschillende Cloud-oplossingen, bedrijven en personen samenwerken.

Het gevolg en jouw voordeel: je haalt snel en makkelijk de voor jou relevante gegevens op, hoe gespecialiseerd of geformatteerd ook, waaronder duidelijke, overzichtelijke en vooral foutloze rapporten.

Het grote voordeel voor jouw calculatie- of inkoopafdeling is dat alle gegevens (in ons geval afkomstig van bouwspecialisten) direct en altijd up-to-date toegankelijk en exporteerbaar zijn.

Meer weten? Vraag een demo aan.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
12Build
Geschreven door

12Build

Ook interessant voor jou

Kies voor meer overzicht

ga voor betere projectbeheer en afhandeling
Wil jij de projectadministratie en -communicatie gemakkelijker afhandelen? Snel geschikte bouwspecialisten vinden? Met 12Build Matchmaker:
Bitmap - Samenwerken? Stop dan met Excel of Spreadsheets
Path 2 1 - Samenwerken? Stop dan met Excel of Spreadsheets
Logo 12build FC - Samenwerken? Stop dan met Excel of Spreadsheets