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12Build gemaß Croonwolter&dros: Sich zwischen Kalkulation und Einkauf nicht mehr die Hacken ablaufen

Lesezeit: 7 min

Dateien, die zwischen Kalkulation, Einkauf und Lieferanten hin und her geschickt werden. Eine Einkaufsabteilung, die sich fragt, warum die Kalkulation bei einem bestimmten Bauexperten kein Angebot eingeholt hat. Kurz vor Fristende noch telefonisch herumfragen müssen, warum noch kein Angebot eingegangen ist. Das sind nur einige der Probleme, mit denen sich Croonwolter&dros konfrontiert sah, bevor man sich zum Einsatz von 12Build entschloss. „In Matchmaker kann jede Abteilung sehen, wie weit wir sind. Das spart uns sehr viel Zeit.“

Mathieu Koomans van de Dries ist Einkaufs- und Logistikmanager bei Croonwolter&dros. „Automatisierung und Prozessoptimierung sind zwei meiner Aufgabenbereiche“, erklärt er. „Ich arbeite ansonsten aber nicht in 12Build.“ Umso mehr aber sein Kollege Ronald Vredegoor, Kalkulator. Er ist schon seit 22 Jahren im Unternehmen. „Innovationen sind hier sehr wichtig. Man muss sich ständig weiterentwickeln.“ Mathieu bestätigt das. „Ich bin seit 13 Jahren dabei. Die ganze Zeit über blieben das Familiengefühl und die Förderung der persönlichen Entwicklung im Vordergrund.“

Mathieu misst der Technologie große Bedeutung bei. „Apps, Entwicklungen und Automatisierung haben mich schon immer fasziniert, aber man kann es auch übertreiben. Wenn wir alles standardisieren und automatisieren, gehen wir zu weit. 12Build bietet das perfekte Gleichgewicht. Diese Lösung automatisiert Prozesse, bietet aber weiterhin die Möglichkeit für persönliche Kontakte mit den Bauexperten per E-Mail und mit personalisierten Anfragen.“ Ein logischer Schritt also für Croonwolter&dros, ein Unternehmen, das auf seiner Website für sich beansprucht, schon seit 140 Jahren Vorreiter auf dem Gebiet der neuen Entwicklungen zu sein. „In der heutigen Zeit, in der die Technik eine immer wichtigere Rolle übernimmt, sind wir Motor der technologischen Entwicklungen und Innovationen. Wir verfügen über das Wissen, die Erfahrung und die Kompetenz für die Initiierung, Entwicklung, Implementierung, Verwaltung und Wartung intelligenter Systeme und integrierter, nachhaltiger Lösungen“, so heißt es auf der Website des Generalunternehmers.

Fehlende Abstimmung zwischen Kalkulation und Einkauf

Croonwolter&dros entstand 2017 durch Fusion zweier Unternehmen: Croon Elektrotechniek und Wolter & Dros. Beide zusammen brachten über 280 Jahre Erfahrung auf dem Gebiet der Technik mit. Man untersuchte sofort die Möglichkeiten für eine optimale Zusammenarbeit. Mathieu: „Durch die Fusion kamen verschiedene Arbeitsmethoden zusammen, wodurch auf unterschiedliche Weise Mails, Mitteilungen und Berichte erstellt wurden. Infolgedessen würden die Kalkulations- und die Einkaufsabteilung ohne jede Abstimmung aneinander vorbei arbeiten. Wir hatten keinen Überblick darüber, wer bei wem Angebote eingeholt hatte. In einer solchen Situation bleibt einem nichts übrig, als möglichst viele Informationen zu sammeln und ständig bei verschiedenen Abteilungen nach dem Stand der Dinge zu fragen – was natürlich alles andere als effektiv ist. Man verliert dadurch enorm viel Zeit.“ Bei Croonwolter&dros arbeiten etwa 2700 Beschäftigte an 2200 aktuellen Projekten. Eine gute Kommunikation und gemeinsamer Einsatz sind also von entscheidender Bedeutung. „Wir hatten gute Absichten, was die Kommunikation betrifft, aber die Umsetzung ließ zu wünschen übrig.“

Die Kalkulationsabteilung schickte je Disziplin Angebotsaufforderungen an drei feste Bauexperten, und die Einkaufsabteilung tat dann dasselbe mit drei anderen. Beide Seiten hatten ihre Präferenzen, und die stimmten oft nicht überein. Mathieu: „Der Einkäufer wollte A, der Kalkulator dachte an B und schließlich entschied man sich für C. Wir liefen uns zwischen Kalkulation und Einkauf die Hacken ab.“ Ronald: „Früher rief uns kurz vor zwölf noch die Einkaufsabteilung an, weil immer noch kein Angebot eingegangen war, ob wir mal kurz nachfragen könnten. Auch ihren ‚eigenen‘ Bauexperten telefonierten sie hinterher, und so verloren wir noch mehr Zeit im Angebotsprozess.“

Ronald arbeitet schon seit Jahren als Kalkulator und hat diese Zeit somit selbst miterlebt. Er ist froh, dass sich die Arbeitsweise geändert hat. „Ich trage jetzt je Disziplin die Lieferanten ein, bei denen ich ein Angebot einholen will. Die Einkaufsabteilung kann diese Liste direkt sehen und auf Wunsch ergänzen“, berichtet er. „Sowohl der Einkauf als auch die Kalkulation können Bauexperten in Matchmaker als Favoriten kennzeichnen. Diese bekommen dann einen grünen oder goldenen Stern, wie das bei uns heißt. Dadurch haben wir einen besseren Überblick über die festen Lieferanten.“ Ronald holt außer bei den bevorzugten Bauexperten auch immer ein Angebot bei ein oder zwei anderen Marktakteuren ein. Deren Auswahl ist ganz einfach, denn 12Build bietet die größte Online-Datenbank mit Bauexperten, unter anderem dank der Zusammenarbeit mit der Industrie- und Handelskammer.

„Die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verläuft mit 12Build effektiver und effizienter“

 

„Früher schickten wir unsere Angebotsaufforderungen an bekannte Lieferanten und suchten nicht weiter“, berichtet Ronald. „Auf sie konnten wir uns verlassen. Heute dagegen kontaktieren wir auch andere Marktakteure. In 12Build sieht man nämlich sofort, welche Bauexperten ein Angebot abgeben wollen oder nicht.“ Mathieu ergänzt, dass über 12Build rund 75 % der Bauexperten und Lieferanten reagieren. Er erwartet, dass dieser Anteil in den kommenden Jahren noch steigen wird.

Weiterer Vorteil: Dokumentenmanagement für Bauexperten

Ronald arbeitet gern mit neuen Funktionen und Systemen. Dazu gehört auch Matchmaker, eine Software, die die Zusammenarbeit mit der Einkaufsabteilung und das Dokumentenmanagement erleichtert. Er erklärt uns, wie die Situation noch vor ein paar Jahren war: Zunächst wurde eine Angebotsaufforderung an einen Bauexperten geschickt. Mitsamt aller Unterlagen. Dutzende von Excel-Tabellen und Word-Dateien wurden per WeTransfer dem Bauexperten zugeschickt. Sieben Tage später erhielt Ronald dann eine E-Mail: „Der WeTransfer-Link ist abgelaufen, können Sie uns einen neuen schicken?“ Durchschnittlich werden je Gewerk 2,8 Anfragen verschickt. Das summiert sich zu einer Menge Anrufe und E-Mails über abgelaufenen WeTransfer-Links. Und wenn ein Bauexperte doch rechtzeitig reagiert, muss er so viele Dateien herunterladen, dass Ronald regelmäßig die Frage erhielt, welche davon für den betreffenden Bauexperten wirklich relevant sind.

 

„Die Bauexperten antworten nun schneller, weil wir eine Vorauswahl der Dokumente treffen“

 

Das ist heute viel einfacher. Die Dokumente und Angebotsaufforderungen bleiben dank 12Build immer verfügbar. „Man lädt alle Dateien hoch und markiert, welche davon für wen relevant sind. Die Bauexperten sehen dann nur die für sie wichtigen Dokumente“, erklärt Ronald. „Dadurch reagieren sie viel schneller, denn nun brauchen sie sich nicht mehr durch sämtliche Dokumente zu kämpfen. Dieselbe Effizienz wird auch bei den Mitteilungen erreicht. Wenn beispielsweise eine Änderung eintritt, schickt man in einem Arbeitsgang ein Update an sämtliche Lieferanten. Und schon zwei Minuten später kann es weitergehen.“

Bleibt durch 12Build dann mehr Zeit übrig? Mathieu: „Nein, Zeit übrig haben wir nicht. Durch den Einsatz von 12Build kann man aber mit demselben Personalaufwand viel mehr Arbeit bewältigen. So haben wir mehr Zeit für spezifische Angelegenheiten und das Qualitätsmanagement. Als Kalkulator oder Einkäufer kann man sich jetzt endlich der Arbeit widmen, für die man eigentlich eingestellt wurde, anstatt sich ständig mit dem notwendigen – und unnötigem – Verwaltungsaufwand zu befassen.“

System für die Benutzer

Den größte Fortschritt bei der Digitalisierung in den vergangenen Jahren erzielte Croonwolter&dros mit der Entscheidung für ein System, das von den Benutzern auch angenommen wird. „Wenn alle schließlich nach demselben Standard arbeiten, ist das eine ideale Situation“, erklärt Mathieu. „Dann muss das System aber schon einfach zu benutzen sein. Es funktioniert nicht, wenn ein System von oben auferlegt wird. Wir bekamen nur zu hören: Das ist unsere Arbeitsweise, so müsst ihr ab jetzt arbeiten. Und das ging schief. Inzwischen haben wir aber eine benutzerfreundliche Plattform, in der wir alle arbeiten: 12Build.“ Zusammenarbeit ist bei Croonwolter&dros von entscheidender Bedeutung. Nur logisch bei einem Unternehmen, das landesweit in den Bereichen Wirtschaftsbau, Industrie und Infrastruktur aktiv ist, mit zahllosen Projekten und Spezialgebieten.

Croonwolter&dros strebt nach kontinuierlicher Entwicklung und einem weiteren Wachstum auf dem Gebiet der Digitalisierung und Automatisierung. Zum Vergleich führt Mathieu seine eigene Wohnung an: „Im Büro betätigt man Hebel, während zu Hause alles ‚smart‘ ist. Fernseher, Beleuchtung und Telefon. Alles funktioniert digital, manchmal sogar automatisch. Wir versuchen, das Büro und die Wohnung in dieser Hinsicht einander anzunähern, damit die Schwelle niedriger wird.“ Die Einführung von 12Build betrachtet er darum auch als Anstoß für weitere Entwicklungen. „Wir wollen die gesamte Bandbreite von 12Build nutzen. Unser Vertrieb wird sich auch anschließen, und wir untersuchen, wie wir mit Promoter die Bauexperten weiter unterstützen können“, berichtet er. Croonwolter&dros erfüllt dann eine doppelte Funktion – als Generalunternehmer und als Bauexperte. „Wir haben 133 Abteilungen und Betriebe, von denen 60 potenziell auf dem Markt aktiv sein können. Für sie ist 12Build eine ideale Plattform, die immer größer wird und über die wir auch als Bauexperten Aufträge erhalten können.“

 

„Im Büro betätigt man Hebel, während zu Hause alles ‚smart‘ ist.

 

Zusammenarbeit mit 12Build

„Die Zusammenarbeit ist ein einziges Drama“, sagt Mathieu lachend. „Nein, Spaß beiseite: ich bin sehr zufrieden mit euch. Roy Welink hat uns die Grundlagen von Matchmaker erklärt. Der große Vorteil ist, dass er selbst aus dem Bauwesen stammt und genau weiß, wie die Prozesse dort verlaufen. Er weiß, mit welchen Problemen wir konfrontiert werden, und er denkt gemeinsam mit uns darüber nach, wie sie sich am besten lösen lassen. Bei 12Build haben wir einen einzigen Ansprechpartner für den gesamten Service. Von Anfang bis Ende. Bei euch bleibt es nicht bei schönen Worten, ihr haltet, was ihr versprecht.“

Während des Onboarding-Prozesses führte Croonwolter&dros viele Gespräche mit 12Build, denn das Unternehmen betreibt mehrere Filialen im ganzen Land. Mathieu: „Diese Zeit haben wir aber durch die Effektivität des Systems schnell wieder aufgeholt.“ Ronald ergänzt: „Je mehr man mit 12Build arbeitet, desto einfacher und logischer wird das System. Wir erwarten eine fruchtbare und dauerhafte Zusammenarbeit.“

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Tiffany Frasa
Geschrieben von

Tiffany Frasa

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