Arthur Arends ENGIE

Arthur Arends (ENGIE)


In der Reihe '12Build gemäß...' sprechen wir mit unseren Kunden über ihre Erfahrungen mit 12Build. Der Grund für die erste Geschichte in dieser Reihe ist die 2.000.000ste Angebotsanfrage über 12Build, die im April 2020 verschickt wurde. Wurde unterzeichnet: ENGIE Services, Marktführer für technische Dienstleistungen. Wir sprechen mit Arthur Arends, Senior Cost Engineer bei ENGIE West in Zaandam.


Begrenztes Verlust-Risiko

"12Build bietet uns viel Gewinn, vor allem in der Angebotsphase von (großen) Projekten", erklärt Arthur. "Wir sehen Ihre Cloud-Lösung auch als das beste Werkzeug zur Prozessoptimierung, das uns eine Menge Zeit spart. Zum Beispiel ist das Verwalten und Versenden aller notwendigen Anfragedokumente (Spezifikationen, Zeichnungen, Berechnungen und E-Mails) viel schneller, weil wir sie in 12Build auf sehr übersichtliche Weise bearbeiten können. Und da jeder in unserer Organisation mit 12Build über feste Protokolle im gleichen System arbeitet, läuft sowohl die Kommunikation mit unseren Lieferanten als auch die interne Kommunikation wesentlich effizienter. Wir können jetzt viel bessere Anfragen mit viel weniger Zeitaufwand versenden, was das Verlustrisiko verringert".


Übersichtliche Dokumentenverwaltung

Arthur hat einst am Zeichentisch begonnen, verfügt aber inzwischen über mehr als zwanzig Jahre Erfahrung in der Kalkulationsabteilung. Er lacht viel, wenn wir ihn fragen, was sich in den letzten Jahren in seiner Arbeit verändert hat. "Sehr viel! Als ich zu arbeiten begann, schickten wir noch alle Dokumente per Post. Kartons und weitere Kartons gingen durch die Poststelle zu unseren Lieferanten. Später wurden Arbeitsdateien auf CDs und DVDs verschickt, aber mit dem Aufkommen des Internets kamen die Dinge erst richtig in Schwung". Was gleich geblieben ist, nicht wahr? "Guter Überblick! Angesichts der Geschwindigkeit, mit der wir heutzutage Dateien austauschen, könnte das sogar noch wichtiger geworden sein. Glücklicherweise kann ich mit 12Build alle Anwendungsdateien eines Projekts leicht organisieren und überwachen. Ich habe im Handumdrehen die richtige Zeichnung oder E-Mail gefunden. Und mit Ihrer Versandmatrix kann ich mit wenigen Mausklicks die richtigen Antragsdateien an die richtigen (Gruppen von) Lieferanten schicken. Das spart ihnen auch Zeit: Weil ich ihnen ganz gezielt die richtigen Unterlagen zukommen lassen kann, müssen sie sich nicht mehr durch Unmengen von Dateien durcharbeiten.


Verbesserte Kommunikation

Auch mit den Kommunikationsmöglichkeiten innerhalb von 12Build ist Arthur zufrieden. "Lieferanten können z.B. direkt in unseren Angebotsanfragen angeben, ob sie für uns kalkulieren werden. Ich kann ihre Antwort auch direkt in meiner Übersicht sehen, so dass es nicht mehr notwendig ist, jede Anfrage per E-Mail hin und her zu schicken. Auch das Versenden von Erinnerungen und die Bearbeitung von Anfragen geht viel schneller. Beispielsweise verwendet unsere Einkaufsabteilung Standardvorlagen für den Versand von Standard-Einkaufs- und Projektbedingungen. Eine Reihe von Teilen der Nachricht wird dann mit den Angaben des Lieferanten ausgefüllt, so dass die Korrespondenz persönlich bleibt. Darüber hinaus kann ich sehen, wann ich mit einem Angebot rechnen kann und welche Dateien heruntergeladen wurden, so dass hier immer Klarheit herrscht. Sie erscheinen alle wie kleine Dinge, aber zusammen sparen sie eine Menge Zeit. So habe ich immer den Überblick. Da alle Bewerbungsunterlagen an einer zentralen Stelle eingesehen werden können, haben auch Arthurs Kollegen - je nach ihrer Rolle - stets Zugang zu den für sie relevanten Informationen. "Wir können für jeden Kollegen eine bestimmte Berechtigungsstufe festlegen, so dass jeder immer weiß, was er wissen muss. Auch die interne Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen bei ENGIE, zum Beispiel zwischen Einkauf und Ausführung, profitiert daher von der Arbeit innerhalb einer einzigen Plattform. "Es gibt jetzt eine einheitliche Arbeitsmethode, in der wir feste Protokolle erstellt haben - pro Team oder pro spezifische Rolle. Denken Sie zum Beispiel an den Übergang vom Beschaffungsprozess zur Ausführung. Mit 12Build ist die gesamte Korrespondenz sofort sichtbar und ein Bericht kann im Handumdrehen erstellt werden".


Gute Unterstützung

Auf die Frage, ob es Nachteile bei der Verwendung von 12Build gibt, antwortet Arthur: "Nicht direkt, aber es kann einige Zeit dauern, bis man sich mit dem Programm und allen zugrunde liegenden Funktionalitäten vertraut gemacht hat. Es hat einen großen Unterschied gemacht, dass Sie uns von Anfang an gezeigt haben, wie alles funktioniert. Und trotzdem: Wenn ich eine Taste nicht finde, sind Sie mit einem Anruf erreichbar. Eine tiefe Verbeugung vor den Menschen in Ihrer Support-Abteilung!"

Eingestellt am 30.04.2020 durch: 12Build

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