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12Build selon Croonwolter&dros : Plus besoin d’user nos semelles de chaussures entre le service Chiffrage et les Achats

Temps de lecture: 7 min

Des fichiers qui vont et qui viennent entre le service Chiffrage, les Achats et les fournisseurs. Les Achats qui se demandent pourquoi le service Chiffrage n’a pas consulté un certain prestataire. Un coup de fil qui doit être passé juste avant la date limite, pour savoir pourquoi aucune offre n’a encore été reçue. Voilà quelques exemples de problèmes que Croonwolter&dros rencontrait avant que l’entreprise ne travaille avec 12Build. « Dans Matchmaker, chaque service voit où en sont les choses. Cela nous fait gagner beaucoup de temps. »

Mathieu Koomans van de Dries est responsable Achats et Logistique chez Croonwolter&dros. « L’automatisation et l’optimisation des processus sont deux de mes responsabilités », fait-il remarquer. « Mais je ne travaille pas dans 12Build. » Son collègue Ronald Vredegoor qui est chiffreur deviseur, y travaille lui. Il travaille depuis 22 ans déjà pour l’entreprise. « Les nouvelles innovations sont très importantes ici. Il faut continuer à évoluer. » Mathieu soutient cette vision. « Je travaille ici depuis 13 ans déjà. Pendant toute cette période, l’esprit de famille et la stimulation individuelle sont restés des priorités. »

Mathieu estime que la technologie est très importante. « J’ai toujours été dingue d’applis, de développements et d’automatisation, mais nous pouvons aussi exagérer. Si nous normalisons et automatisons tout, nous allons trop loin. 12Build est parfait dans ce domaine. Avec 12Build, nous automatisons et nous avons la possibilité de garder des contacts personnels avec les entreprises de BTP grâce à des e-mails et des appels d’offres personnalisés. » Une étape logique pour Croonwolter&dros, une entreprise qui affirme sur son site Internet se poser depuis 140 ans déjà en fer de lance des nouveaux développements. « En cette période où le rôle de la technique devient de plus en plus important, nous sommes un rouage essentiel de l’innovation et des nouveaux développements technologiques. Nous avons la connaissance, l’expérience et l’expertise pour imaginer, concevoir, mettre en œuvre, gérer des systèmes intelligents et des solutions intégrales, durables et en assurer la maintenance », affirme le site Internet du maître d’œuvre.

Le service Chiffrage et les Achats ne travaillaient pas de manière coordonnée

Croonwolter&dros est née en 2017 de la fusion de deux entreprises : Croon Elektrotechniek et Wolter & Dros. La création de l’entreprise Croonwolter&dros actuelle a mutualisé plus de 280 années d’expérience en technique. L’objectif immédiat a été de rechercher le moyen de mettre en place la meilleure coopération possible. Mathieu d’expliquer : « La fusion a fait se rencontrer différentes méthodes de travail, des manières différentes de traiter les mails, les courriers et les notes de service. Le service Chiffrage et les Achats étaient totalement indépendants l’un de l’autre. Nous n’avions aucun aperçu des appels d’offres qui avaient été lancés ni des entreprises qui avaient été consultées. Dans ce genre de situation, vous glanez des informations à droite et à gauche et vous demandez constamment aux différents services ce qui a déjà été fait… Pas très efficace tout ça. Par contre, très chronophage. » Chez Croonwolter&dros, ce sont près de 2 700 personnes qui travaillent actuellement sur 2 200 projets. Il est essentiel que la communication passe bien et que les collaborateurs puissent se joindre. « Nous étions pleins de bonnes intentions, en ce qui concerne la communication, mais nous ne faisions pas ce qu’il fallait. »

Le service Chiffrage envoyait des appels d’offres à trois entreprises de BTP attitrées par spécialité, et les Achats repassaient derrière et les envoyaient encore à trois autres entreprises. Chacun avait sa préférence et ces préférences ne correspondaient pas toujours, pour ne pas dire jamais. Mathieu de poursuivre : « L’acheteur disait A, le chiffreur deviseur disait B et finalement le choix tombait sur C. Nous usions nos semelles de chaussures entre le service Chiffrage et les Achats. » Ronald ajoute : « Avant, nous recevions un coup de fil des Achats une minute avant midi : ‘Dis donc, nous n’avons pas encore reçu d’offres, tu appelles pour savoir pourquoi ?’ Ils appelaient aussi leurs ‘propres’ prestataires et le processus d’appels d’offres nous faisait perdre à tous encore plus de temps. »

Ronald travaille depuis plusieurs années déjà comme chiffreur deviseur et peut confirmer cette situation pour l’avoir vécu lui-même. Il est content que les méthodes de travail aient changé. « Je saisis désormais le nom des fournisseurs que je veux consulter pour chaque spécialité. Les Achats voient immédiatement de qui il s’agit et peuvent compléter la liste s’ils le souhaitent », explique-t-il. « Les Achats tout comme les chiffreurs deviseurs peuvent définir des prestataires comme ‘favoris’ dans Matchmaker. Chez nous, on dit qu’on leur donne une étoile verte ou une étoile d’or. Nous avons ainsi un meilleur aperçu des fournisseurs attitrés. » Outre les entreprises de BTP favorites, Ronald consulte toujours un ou deux autres prestataires présents sur le marché. C’est très simple, car grâce à des coopérations avec notamment la Chambre de Commerce, 12Build propose en ligne la plus grande base de données regroupant des entreprises de BTP.

« Cette coopération entre les services est plus efficace et plus efficiente avec 12Build »

 

« Avant, nous nous contentions d’envoyer l’appel d’offres à des fournisseurs connus, sans regarder plus loin », poursuit Ronald. « Nous pouvions leur faire confiance. Maintenant, nous consultons beaucoup plus d’entreprises présentes sur le marché. En effet, 12Build permet de voir en un clic quelle entreprise a répondu à l’appel d’offres. » Mathieu ajoute que près de 75 % des entreprises de BTP et des fournisseurs répondent sur la plateforme 12Build. Il s’attend à ce que ce taux continue d’augmenter au cours des prochaines années.

Autre avantage : la gestion documentaire pour les entreprises de BTP

Ronald raffole de nouveaux gadgets, de nouveaux systèmes. Matchmaker en fait partie. Pour la coopération avec les Achats et pour la gestion documentaire. Il dépeint la situation telle qu’elle existait il y a quelques années encore : un appel d’offres était envoyé à une entreprise de BTP. Accompagné de documents. Des dizaines de feuilles de calcul et de fichiers Word étaient envoyés avec WeTransfer et mis à la disposition du destinataire qui recevait dans sa boîte mail un lien pour les télécharger. Sept jours plus tard, Ronald recevait un mail : ‘Le lien WeTransfer a expiré. Vous pouvez en renvoyer un nouveau ?’ 2,8 appels d’offres sont envoyés en moyenne par lot de travaux. Cela fait beaucoup de coups de fil et de mails au sujet de liens WeTransfer expirés. Et lorsque l’entreprise de BTP utilisait le lien à temps, elle téléchargeait des tonnes de documents et Ronald pouvait s’attendre à ce qu’elle lui demande quels fichiers étaient importants pour sa profession.

 

« Les entreprises de BTP nous répondent plus rapidement, car nous opérons une présélection des documents »

 

Tout est beaucoup plus simple. Avec 12Build, les documents et les appels d’offres restent disponibles à tout moment. « Vous transférez tous les fichiers, vous indiquez quel fichier est important pour tel ou tel corps d’état et l’entreprise de BTP ne reçoit que les documents dont elle a besoin », explique Ronald. « Par conséquent, les entreprises répondent beaucoup plus vite, car elles n’ont pas besoin de parcourir tous les documents. Et cette efficacité vaut aussi pour les avis de modification. Si des modifications sont apportées, il vous suffit d’envoyer une seule fois une mise à jour à tous les fournisseurs. Et deux minutes plus tard, vous pouvez retourner à votre travail. »

Est-il possible de se dégager du temps libre en travaillant avec 12Build ? Réponse de Mathieu : « Non, pas vraiment. Lorsque vous travaillez avec 12Build, vous en faites bien plus que les personnes qui font le même travail sans 12Build. Nous avons davantage de temps pour faire des choses spécifiques et nous pouvons nous consacrer à la qualité. En tant que chiffreur deviseur ou acheteur, vous avez enfin le temps de faire le travail pour lequel vous avez été embauché, au lieu de perdre du temps avec des tâches administratives certes nécessaires, mais souvent inutiles. »

Un système pour les utilisateurs

Le plus grand pas vers la digitalisation que Croonwolter&dros ait fait au cours des dernières années a été de trouver un système qui soit porté par les utilisateurs. « L’idéal serait que tout le monde finisse par appliquer une seule méthode de travail normalisée », explique Mathieu. « Mais encore faut-il qu’elle soit facile à utiliser. Un système qui est défini ‘par le haut’ ne fonctionne pas. On nous a dit : voilà comment vous devez travailler, vous devez faire comme ça. Et ça n’a pas marché. Aujourd’hui, nous avons une seule et même plateforme conviviale que nous utilisons tous : 12Build. » La coopération est très importante chez Croonwolter&dros. Et c’est une nécessité dans une structure qui travaille au niveau national dans la construction non résidentielle, les bâtiments industriels et les infrastructures, avec un grand nombre d’entreprises et de spécialités.

Croonwolter&dros continue à se développer et entend progresser en matière de digitalisation et d’automatisation. Mathieu tire une parallèle avec sa propre maison. « Au bureau, vous actionnez des manettes, alors qu’à la maison tout est ‘intelligent’. Votre télé, vos lampes, votre téléphone. Tout est digital et parfois même automatique. Nous essayons de rapprocher sur ce plan le bureau et votre maison, pour abaisser le seuil. » Par conséquent, Mathieu considère que le déploiement de 12Build fait tache d’huile. « Nous entendons utiliser 12Build de bout en bout. Notre service des ventes va se connecter et nous examinons ce que nous pouvons faire avec Promoter du côté des entreprises de BTP », poursuit-il. Croonwolter&dros endosse ainsi une double casquette, celle de maître d’œuvre et d’entreprise de BTP. « Nous disposons de 133 départements et divisions, dont 60 sont susceptibles de pénétrer le marché. Pour eux, 12Build est une belle plateforme qui ne cesse de grandir et où nous recevons des commandes potentielles en tant qu’entreprise de BTP. »

 

« Au bureau, vous actionnez des manettes, alors qu’à la maison tout est ‘intelligent’ »

 

Coopérer avec 12Build

« La coopération est dramatique », s’exclame Mathieu en riant. « Non, sans blagues, je suis très satisfait de vous. Roy Welink nous a fait l’introduction à Matchmaker. Ce qui est bien chez lui, c’est qu’il vient lui-même du bâtiment et qu’il sait exactement comment se déroulent les processus. Il connaît les problèmes que nous rencontrons et il participe à notre processus de réflexion pour les résoudre. Nous avons un seul interlocuteur chez 12Build et avec lui, nous profitons de l’ensemble des services. De A à Z. Vous joignez vraiment le geste à la parole, vous tenez vos promesses, ce ne sont pas que des paroles en l’air. »

Au cours du processus d’intégration, Croonwolter&dros a eu de nombreux rendez-vous avec 12Build, car l’entreprise a plusieurs filiales aux Pays-Bas. Mathieu d’expliquer : « Nous avons vite rattrapé le temps perdu grâce à l’efficacité du système. » Ronald acquiesce en ajoutant : « Il suffit de travailler souvent avec 12Build pour se rendre compte que son utilisation est facile et logique. Une belle et longue coopération nous attend. »

 

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Tiffany Frasa
Écrit par

Tiffany Frasa

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