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12Build vu par KLEUSBERG: L’ensemble du processus d’appel d’offres en un seul clic

Temps de lecture: 4 min

Des études démontrent que la part des femmes dans le bâtiment ne s’élève qu’à 10 %. C’est pourquoi nous sommes d’autant plus contents quand une voix féminine prend la parole pour relater une success story. Cette fois-ci, nous échangeons avec Julia Wiechoczek, acheteuse chez KLEUSBERG.

La Rhénane a décidé en 2009 de faire un stage dans l’entreprise de taille moyenne. Elle y est restée et nous connaissons la suite : en 2012, elle est devenue acheteuse projet. Pour l’heure, elle apprécie toujours la diversité de son travail. Depuis son arrivée dans l’entreprise, elle n’a jamais connu un sentiment d’infériorité.

KLEUSBERG n’est pas seulement une entreprise progressiste quand il s’agit d’égalité, c’est aussi une société qui prend l’optimisation des processus très au sérieux. C’est la raison pour laquelle KLEUSBERG recourt depuis 2017 à 12Build pour une grande partie des appels d’offres qui sont envoyés par le service Achats projet. Ensemble, nous comparons l’époque avant et après 12Build et jetons un regard sur l’avenir.

Avant 12Build : de nombreux e-mails dans des boîtes aux lettres saturées

Forte de son expérience de plusieurs années, Julia Wiechoczek se souvient des processus avant 12Build, mais sans enthousiasme : « À l’époque, nous rédigions des e-mails que nous envoyions individuellement aux différentes entreprises de BTP. Si nous consultions 30 entreprises, nous avions 30 e-mails différents à envoyer. » Les boîtes aux lettres étaient saturées par le flux de messages. Il y avait, en outre, une quantité déroutante de données liées au projet.

Les modifications apportées aux spécifications de services exigeaient un double effort. « Et c’est là que commençait le gros travail de recherche. Il fallait vérifier qui avait reçu quelle version, puis travailler sur chaque e-mail individuel », se souvient l’acheteuse.

Faire l’essentiel pour consulter les entreprises de BTP appropriées, sans l’assistance numérique d’un outil logiciel adapté, était une perte de temps : « Trouver les bons contacts, rédiger les différents messages, envoyer tous les documents pertinents et leurs annexes aux adresses mail exactes étaient des tâches qui nous prenaient avant 1 à 2 heures, voire une demi-journée pour des projets complexes ! »

Avec 12Build : le temps nécessaire est réduit de moitié et la vision des choses est deux fois plus claire

Depuis le passage à 12Build, tout est devenu beaucoup plus simple. Les 30 e-mails individuels ont été remplacés par quelques clics dans Matchmaker. « Je n’ai qu’à transférer les documents une fois, je recherche ensuite les entreprises de BTP appropriées et je rédige une seule lettre d’accompagnement. Toutes les entreprises sont contactées en un clic. »

Les modifications apportées aux spécifications de services sont désormais communiquées de manière rapide et ciblée. « Aujourd’hui, nous envoyons les nouveaux fichiers vers 12Build. Les mises à jour ne peuvent être envoyées via la plateforme qu’aux entreprises de BTP qui ont déjà déposé une offre ou fait savoir en tout cas qu’elles souhaitaient chiffrer. Tout comme pour l’appel d’offres même, tout se fait en un clic. Ainsi, tout le monde sait de manière transparente qu’il y a du nouveau. » Une communication transparente et univoque avec les entreprises de BTP évite les malentendus entre les intervenants sur le chantier.

Et le gain de temps dans tout cela ? « Nous traitons désormais des appels d’offres simples en un quart d’heure et même pour des appels d’offres compliqués, nous n’avons pas besoin de plus d’une demi-heure, tout au plus une heure. Le gain de temps est énorme. »

Lorsqu’un processus est plus rapide, plus simple et plus clair, le gain de temps est investi dans des considérations stratégiques et dans la qualité du projet. KLEUSBERG n’hésite pas par exemple à utiliser intelligemment le gain de temps apporté par un processus plus rapide et plus simple pour travailler à l’extension de son propre réseau.

Grâce à 12Build : extension stratégique du fichier de professionnels du BTP

Comme pour toutes les entreprises, un réseau éprouvé de professionnels du BTP et de fournisseurs est la clé du succès dans le secteur du bâtiment. Afin de réagir de manière flexible aux situations, il est utile d’établir de nouveaux contacts avec des entreprises de BTP et des fournisseurs inconnus. « Presque tous les professionnels du BTP connus sont référencés sur 12Build. Pour de nombreux projets, nous recherchons sciemment de nouvelles entreprises », explique l’acheteuse. Et c’est là que la base de données de 12Build entre en jeu.

C’est pourquoi Julia apprécie la fonction Filtre de notre plateforme : il suffit de saisir un mot clé ou une spécialité pour que les entreprises de BTP correspondantes soient immédiatement affichées. La définition simultanée de différents critères accélère tout particulièrement les recherches : « Je peux spécifier plusieurs critères en même temps, mais je peux aussi les utiliser de manière flexible, par exemple pour modifier le filtre en fonction de la distance par rapport au site du projet et afficher des entreprises de BTP plus pertinentes », explique-t-elle.

À propos de 12Build : une communication plus claire entre collègues

12Build optimise non seulement la communication avec les entreprises de BTP, mais aussi la coopération interne. Les chefs projet peuvent obtenir à tout moment un aperçu clair. Les équipes ont la possibilité de mieux harmoniser les projets. « En interne, la plateforme est une aide très précieuse pour voir qui travaille actuellement à quelles tâches. Par exemple, si un collaborateur du service Achats est malencontreusement absent, nous pouvons voir en un clin d’œil quels appels d’offres ont été reçus, ce qu’il reste encore à faire et décider de la manière de redistribuer le travail », explique Julia.

KLEUSBERG profite actuellement de la possibilité qui lui est donnée de communiquer en interne de manière transparente grâce au numérique. Lorsque la crise sanitaire a éclaté, le passage au télétravail n’a pas été difficile et les activités journalières ont pu se poursuivre à domicile sans problème grâce à des systèmes numériques comme 12Build.

Avec 12Build : la digitalisation pour des corrections de cap rapides dans la « nouvelle normalité »

La crise actuelle entraîne des changements imprévus ? Selon Julia Wiechoczek, KLEUSBERG a été en mesure, grâce à des processus bien digitalisés, de réagir rapidement lorsque la crise sanitaire s’est déclarée, de mettre immédiatement le télétravail en place parmi ses collaborateurs et de poursuivre ses activités quotidiennes presque sans perturbations.

Peut-être est-ce précisément la raison pour laquelle l’acheteuse jette un regard optimiste sur l’avenir du BTP resté traditionnel : « Je pense qu’il existe certaines normes auxquelles il faut se conformer. En outre, l’accent mis sur les bureaux paysagers, en supposant qu’ils seront moins nombreux à l’avenir, est appelé à changer. En ce moment, les projets de construction d’écoles et de jardins d’enfants poussent comme des champignons. J’ai récemment eu au téléphone un collègue dont le client voulait mettre un bureau paysagé en service, mais qui s’est décidé finalement pour une séparation physique. Pour l’instant, on ne sait pas ce que l’avenir nous réserve. »

Quoiqu’il en soit, une chose est absolument sûre : une bonne communication, une gestion transparente des données et des processus qui fonctionnent en souplesse sont toujours les bienvenus. Seule une digitalisation raisonnable permet de faire face à la « nouvelle normalité », de réagir suffisamment vite aux imprévus et d’apporter les corrections nécessaires.

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