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12Build vu par l’entrepreneur principal: pourquoi nos clients nous aiment

Temps de lecture: 7 min

Les maîtres d’œuvre qui travaillent avec 12Build reçoivent davantage d’offres en retour de la part des entreprises de BTP. Plus de la moitié (54,7 %) des maîtres d’œuvre estiment que la procédure est plus agréable depuis qu’ils travaillent avec 12Build. Grâce à 12Build, les maîtres d’œuvre économisent en moyenne 2 journées et demie de travail par projet de construction. Voici un petit aperçu des avantages reconnus par les maîtres d’œuvre qui travaillent avec 12Build.

Les collaborateurs de 12Build s’emploient chaque jour à aider les maîtres d’œuvre à franchir une étape supplémentaire dans leur transformation digitale. Des entretiens téléphoniques, des e-mails et, au final, une formation débouchent sur une coopération à long terme entre 12Build et des maîtres d’œuvre dans toute l’Europe. Nous connaissons très bien notre métier. Et c’est ce qui fait la qualité de notre solution. Mais il vaut mieux que vous l’entendiez de la bouche de nos clients. Voici les avantages majeurs que les maîtres d’œuvre reconnaissent tirer de l’utilisation de 12Build :

Gain de temps

Grâce à 12Build, l’envoi d’appels d’offres a fondamentalement changé pour le groupe belge Gillion. Avant, l’envoi d’appels d’offres par e-mail et la mise à jour manuelle de la base de données regroupant les adresses électroniques dans le système ERP prenaient un temps fou. Avec 12Build, cette époque est révolue. Un grand nombre d’appels d’offres peut être envoyé en une seule fois et les fichiers de travail sont importés en un tournemain. Selon Gillion, la gestion de la base de données répertoriant les entreprises de BTP et les fournisseurs est aussi bien meilleure qu’avant. Elle permet de gagner un maximum de temps. Des changements d’adresse aux dépôts de bilan : chaque modification est apportée et traitée automatiquement et à tout moment. Cela a considérablement augmenté les chances de réussite d’un appel d’offres.

Le groupe français Eiffage gagne beaucoup de temps avec 12Build. Avant, lancer un appel d’offres portant sur un certain lot prenait une heure, mais avec 12Build cette opération est réglée en moins de 10 minutes. Un gain de temps d’au moins 20 % !

Les collaborateurs de Croonwolter&dros en avaient assez de l’incessant va-et-vient de fichiers entre le service Chiffrage, les Achats et les fournisseurs. Avant la coopération avec 12Build, ils étaient souvent obligés de passer un coup de fil aux entreprises consultées juste avant la date limite, pour savoir pourquoi ils n’avaient pas encore reçu d’offre dans leur boîte mail. Une démarche qui prenait beaucoup de temps. Dans Matchmaker, ils voient désormais en un clin d’œil les entreprises de BTP qui ont l’intention de chiffrer, celles dont ils n’ont pas besoin d’attendre une réponse et celles qui n’ont pas encore ouvert l’appel d’offres. Mais ont-ils pour autant du temps libre ? Non. Mathieu Koomans van de Dries, responsable Achats et Logistique chez Croonwolter&dros explique pourquoi : « Nous n’avons pas de temps libre. Lorsque vous travaillez avec 12Build, vous en faites plus avec les mêmes effectifs. Nous avons davantage de temps pour faire des choses spécifiques et nous pouvons nous consacrer à la qualité. En tant que chiffreur deviseur ou acheteur, vous avez enfin le temps de faire le travail pour lequel vous avez été embauché, au lieu de perdre du temps avec des tâches administratives certes nécessaires, mais souvent inutiles. »

Ronn Blijleven, responsable du bureau d’études de l’entreprise néerlandaise BIK bouw, dépeint la procédure d’appels d’offres avant 12Build : toute une équipe rassemblée, en train de réfléchir et d’essayer de se souvenir dans une joute verbale quelle entreprise de BTP avait fait du bon travail, rechercher une nouvelle fois ses coordonnées et son adresse électronique et envoyer l’appel d’offres par e-mail et WeTransfer. « Deux jours avant la passation du marché, vous receviez un mail disant : ‘Ronn, le lien WeTransfer a expiré, pouvez-vous le renvoyer ?’ Le gros avantage de 12Build, c’est que vous voyez ce que vous avez envoyé, à quel moment vous l’avez envoyé et si une entreprise consultée a ouvert les fichiers. »

Ronn continue d’appeler les entreprises après avoir envoyé l’appel d’offres. Non pas que cela soit encore nécessaire. Mais il trouve cela sympa. « Nous avons désormais le temps, puisque nous n’avons plus besoin de passer trois ou quatre jours à faire des appels d’offres. » Dorénavant, BIK bouw a besoin d’une petite heure pour les faire, au lieu de plusieurs jours. Et le temps ainsi dégagé peut être investi dans d’autres activités importantes. Ronn d’expliquer : « La marge d’erreur est nettement plus faible. Avant, il y avait régulièrement des fautes dans les raisons sociales, il manquait un point aux adresses e-mail et les liens WeTransfer étaient expirés. Tout devait se faire rapidement pour qu’il reste encore un peu de temps. Je suis content que tout se déroule maintenant de manière aussi efficace et efficiente. »

Les collaborateurs de 12Build

Ronn Blijleven de BIK bouw est peut-être le plus grand fan que 12Build ait jamais connu, et cette admiration est suscitée notamment par les collaborateurs. « Roy Welink s’est chargé chez nous du processus d’intégration. J’apprécie énormément le contact avec Roy. Il est également le seul à ne pas m’appeler Ronn, mais Ronnie. C’est sympa, amical. » Ronn explique qu’il rencontre beaucoup de vendeurs dans le cadre de son travail et qu’il est souvent évident que leur seul objectif est de vendre. « Vous voulez vraiment coopérer avec nous et vous me demandez ce qu’il me manque dans Matchmaker. Très bien. »

Gert-Jan Ditsel, responsable BIM chez Dura Vermeer, a gardé un bon souvenir de l’agréable coopération avec 12Build. « Nous voulons être chef de file en matière de digitalisation et lorsqu’on peut coopérer avec un acteur qui a autant d’ambition… Eh bien, on avance à grands pas ! Je considère les collaborateurs de 12Build comme des personnes enthousiastes, ambitieuses, qui peuvent commuter rapidement et sont toujours prêtes à participer au processus de réflexion. »

« Je suis très satisfait de vous », affirme également Mathieu van Croonwolter&dros. « Roy Welink nous a fait l’introduction à Matchmaker. Ce qui est bien chez lui, c’est qu’il vient lui-même du bâtiment et qu’il sait exactement comment se déroulent les processus. Il connaît les problèmes que nous rencontrons et il participe à notre processus de réflexion pour les résoudre. Nous avons un seul interlocuteur chez 12Build et avec lui, nous profitons de l’ensemble des services. De A à Z. Vous joignez vraiment le geste à la parole, vous tenez vos promesses, ce ne sont pas que des paroles en l’air. »

La plus grande base de données regroupant des professionnels du BTP

12Build dispose d’une importante base de données sans cesse mise à jour, répertoriant des entreprises de BTP et leurs coordonnées exactes. Cette base de données permet d’éviter les erreurs de saisie au niveau des adresses électroniques et d’être certain que l’appel d’offres envoyé arrive chez son destinataire.

43 % des maîtres d’œuvre indiquent que la communication avec les entreprises de BTP a été considérablement améliorée. Les maîtres d’œuvre qui travaillent avec 12Build envoient tous les documents de travail de façon plus efficace aux entreprises consultées. En effet, ils peuvent indiquer en quelques clics quels documents sont importants pour quelle entreprise.

Ronald Vredegoor travaille depuis plusieurs années déjà comme chiffreur deviseur chez Croonwolter&dros et se félicite de la digitalisation des méthodes de travail. « Je saisis désormais le nom des fournisseurs que je veux consulter pour chaque spécialité. Les Achats voient immédiatement de qui il s’agit et peuvent compléter la liste s’ils le souhaitent », explique-t-il. « Les Achats tout comme les chiffreurs deviseurs peuvent définir des prestataires comme ‘favoris’ dans Matchmaker. Chez nous, on dit qu’on leur donne une étoile verte ou une étoile d’or. Nous avons ainsi un meilleur aperçu des fournisseurs attitrés. » Outre les entreprises de BTP favorites, Ronald consulte toujours un ou deux autres prestataires présents sur le marché. C’est très simple, car grâce à des coopérations avec notamment la Chambre de Commerce, 12Build propose en ligne la plus grande base de données regroupant des professionnels du BTP.

Le maître d’œuvre BREMER n’a plus besoin de rechercher de nouvelles entreprises de BTP sur Google, il le fait à présent dans une base de données regroupant des millions de candidats potentiels. Les possibilités de filtrage avancées permettent de dénicher très facilement le candidat qui convient. Avec 12Build, les messages sont envoyés en quelques clics aux entreprises appropriées ; c’est rapide, mais toujours personnalisé grâce aux modèles d’e-mail intelligents.

Interconnexion des systèmes avec 12Build

Gert-Jan Ditsel, responsable BIM chez Dura Vermeer : « Nous avons compris qu’il nous fallait nous concentrer sur des méthodes de travail uniformes. Encourager la mise en place d’un nombre fixe de systèmes centraux, chacun ayant une fonction bien particulière », précise Gert-Jan. « Nous avons opté pour SharePoint, ProjectMaster, KMS, BIM 360 et 12Build. Chacun de ces produits de base proposait à notre avis des fonctionnalités et des propriétés uniques qui correspondaient au processus de construction tel que nous l’avions répertorié. Et non l’inverse. »

Mais les bons outils seuls ne suffisent pas. Le nombre de systèmes avait certes été réduit, mais ces systèmes centraux devaient encore pouvoir communiquer entre eux. « Et c’est précisément là que 12Build nous a apporté une aide précieuse. Lorsque nous avons abordé avec vous la possibilité d’une intégration de SharePoint et d’Autodesk, vous avez réellement cassé la baraque. » Les connexions à SharePoint et Autodesk dans 12Build permettent de passer facilement d’un système à l’autre. « Et lorsqu’un nouvel appel d’offres par exemple m’est envoyé sur 12Build, je reçois un message m’en informant dans SharePoint. C’est vraiment une solution avec laquelle nous pourrons travailler dans les années à venir. »

Coopération au sein de l’entreprise

« 12Build nous apporte de nombreux avantages essentiellement au cours de la phase d’appel d’offres de (gros) projets », explique Arthur Arends, senior Cost Engineer chez ENGIE West à Zaandam. « Nous considérons votre solution de stockage dans le cloud comme l’outil ultime d’optimisation du processus, avec lequel nous gagnons un temps fou. Comme 12Build permet à tout le monde au sein de notre organisation de travailler dans le même système via des protocoles fixes, la communication avec nos fournisseurs mais aussi en interne est nettement plus efficace. Nous pouvons désormais envoyer en beaucoup moins de temps des appels d’offres considérablement améliorés, ce qui limite le risque d’échec. »

Par conséquent, la communication interne entre les différents services chez ENGIE, par exemple entre les Achats et la Mise en œuvre, est facilitée par le fait de travailler sur une seule et même plateforme. « Il existe désormais une seule méthode de travail uniforme dans le cadre de laquelle nous avons établi des protocoles fixes, par équipe ou par fonction spécifique. Prenons comme exemple le transfert de la procédure d’achat au service Mise en œuvre. Avec 12Build, toute la correspondance est immédiatement visible et un rapport peut être imprimé en un rien de temps. »

Croon Elektrotechniek et Wolter & Dros ont fusionné en 2017 pour former Croonwolter&dros. Mathieu d’expliquer : « La fusion a fait se rencontrer différentes méthodes de travail, des manières différentes de traiter les mails, les courriers et les notes de service. Le service Chiffrage et les Achats étaient totalement indépendants l’un de l’autre. Nous n’avions aucun aperçu des appels d’offres qui avaient été lancés ni des entreprises qui avaient été consultées. Dans ce genre de situation, vous glanez des informations à droite et à gauche et vous demandez constamment aux différents services ce qui a déjà été fait… Pas très efficace tout ça. Par contre, très chronophage. » Chez Croonwolter&dros, ce sont près de 2 700 personnes qui travaillent actuellement sur 2 200 projets. Il est essentiel que la communication passe bien et que les collaborateurs puissent se joindre. « Nous étions pleins de bonnes intentions, en ce qui concerne la communication, mais nous ne faisions pas ce qu’il fallait. »

Le service Chiffrage envoyait des appels d’offres à trois entreprises de BTP attitrées par spécialité, et les Achats repassaient derrière et les envoyaient encore à trois autres entreprises. Chacun avait sa préférence et ces préférences ne correspondaient pas toujours, pour ne pas dire jamais. Mathieu de poursuivre : « L’acheteur disait A, le chiffreur deviseur disait B et finalement le choix tombait sur C. Nous usions nos semelles de chaussures entre le service Chiffrage et les Achats. » Avec 12Build, chaque service voit clairement à qui un appel d’offres a été envoyé et qui a répondu, et tous les services coopèrent dans un seul et même outil synoptique.

Aperçu de l’état d’avancement des appels d’offres

8 maîtres d’œuvre sur 10 disent avoir une meilleure visibilité sur l’état d’avancement des offres (à recevoir), depuis qu’ils utilisent 12Build. Avec 12Build, vous avez dans un seul et même programme la liste des documents, la correspondance avec les entreprises de BTP et l’état d’avancement de tous les appels d’offres qui ont été envoyés. Nous permettons également aux maîtres d’œuvre de voir immédiatement si une entreprise de BTP a téléchargé les documents. Cela vous évite d’avoir à téléphoner après l’envoi d’un appel d’offres.

Lorsqu’un appel d’offres était envoyé chez Eiffage, chaque adresse électronique devait être saisie à la main. Un travail long et précis. Les réponses à ces appels d’offres étaient elles aussi reçues par e-mail. Il arrivait parfois qu’une entreprise consultée envoie un nouvel e-mail au lieu de se raccrocher au message initial pour répondre. Cet e-mail était alors rapidement noyé dans la masse de tous les autres messages. Avec 12Build, toutes les communications sont faciles à retrouver. La matrice d’envoi est la fonction la plus appréciée par Eiffage. Elle permet d’envoyer en un seul clic les bons documents aux bons destinataires. Les documents sont toujours clairs et transparents et Eiffage peut voir si le destinataire les a déjà téléchargés et s’il y a répondu.

Arthur Arends d’ENGIE est également satisfait des possibilités de communication au sein de 12Build. « Les fournisseurs ont par exemple la possibilité d’indiquer directement dans nos appels d’offres s’ils ont l’intention de chiffrer. Je vois immédiatement leur réponse dans mon aperçu, il n’est donc plus nécessaire d’échanger des e-mails pour chaque appel d’offres. L’envoi de relances et le suivi des appels d’offres vont aussi beaucoup plus vite. Notre service Achats utilise par exemple des modèles standards pour envoyer des conditions générales d’achat standards et les conditions liées à chaque projet. Un certain nombre d’éléments du message sont alors complétés avec les données du fournisseur, la correspondance reste donc personnelle.

Outre un gain de temps, nos collaborateurs, la possibilité d’interconnecter des logiciels et notre vaste base de données, 12Build a encore beaucoup d’autres avantages à proposer. Vous voulez en savoir plus à ce sujet ? Contactez-nous sans engagement.

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