Arthur Arends ENGIE

Arthur Arends (ENGIE)


Dans la série « 12Build selon...», nous discutons avec nos clients de leur expérience avec 12Build. Le premier article de cette série découle de la 2 000 000ème demande d’offre via 12Build, envoyée en avril 2020. A été signé : ENGIE Services, leader du marché dans le domaine des services techniques. Nous nous entretenons avec Arthur Arends, Ingénieur Coûts Senior chez ENGIE West à Zaandam.


Risque de préjudice limité

« 12Build nous offre de nombreux bénéfices, surtout au niveau de la phase d'appel d'offres des (grands) projets » explique Arthur. « Nous considérons également votre solution de cloud computing comme l'outil ultime d'optimisation des processus, ce qui nous fait gagner beaucoup de temps. La gestion et l'envoi de tous les documents de demande nécessaires (devis, dessins, factures et e-mails) sont ainsi beaucoup plus rapides, car nous pouvons les traiter dans 12Build de manière très claire. Et comme tout le monde au sein de notre organisation travaille avec 12Build via des protocoles fixes dans le même système, la communication avec nos fournisseurs et la communication interne est beaucoup plus efficace. Nous pouvons désormais envoyer de meilleures demandes bien plus rapidement, ce qui réduit les risques de préjudice. »


Gestion claire des documents

Arthur a débuté à la planche à dessin, mais il a maintenant plus de vingt ans d'expérience dans le département calcul. Il rit de bon cœur lorsque nous lui demandons ce qui a changé dans son travail ces dernières années. « Beaucoup de choses ! Quand j'ai commencé à travailler, nous envoyions encore tous les documents de travail par la poste. Des boîtes et encore plus de boîtes sont passées par la salle du courrier pour enfin parvenir à nos fournisseurs. Plus tard, nous avons envoyé les fichiers de travail via des CD et des DVD, mais avec l'avènement d'Internet, tout est passé à la vitesse supérieure. » Qu'est-ce qui est resté identique ? « Une bonne vue d'ensemble ! Étant donné la rapidité avec laquelle nous échangeons des fichiers ces jours-ci, cela est peut-être même devenu plus important. Heureusement, avec 12Build, je peux facilement organiser et superviser tous les dossiers de demande d'un projet. Cela me permet de trouver le bon dessin ou le bon e-mail en un rien de temps. Et avec votre matrice d'expédition, je peux envoyer les bons documents de demande aux bons (groupes de) fournisseurs en quelques clics de souris. Cela leur fait également gagner du temps : comme je peux leur envoyer les bons documents de demande de manière très ciblée, ils n'ont plus besoin de parcourir d'énormes quantités de fichiers de travail. »


Une meilleure communication

Arthur est également satisfait des options de communication au sein de 12Build. « Les fournisseurs peuvent, par exemple, indiquer directement dans nos demandes de devis s'ils calcule, n’calcule pas ou il traite la demande. Je peux également immédiatement voir leur réponse dans mon aperçu : il n'est donc plus nécessaire d'envoyer chaque demande par e-mail. L'envoi de rappels et le suivi des demandes sont également beaucoup plus rapides. Par exemple, notre service des achats utilise des modèles standard pour l'envoi des conditions standard d'achat et de projet. Certaines parties du message sont ensuite complétées avec les coordonnées du fournisseur, de sorte que la correspondance reste personnelle. Je peux également voir quand je peux m'attendre à une offre et quels fichiers ont été téléchargés, offrant ainsi un aperçu clair à ce sujet. Ce ne sont peut-être que des détails, mais ensemble, ils nous permettent de gagner beaucoup de temps. Et j'ai donc toujours une bonne vue d'ensemble. »

Comme tous les documents de demande peuvent être consultés dans un seul endroit central, les collègues d'Arthur, en fonction de leur rôle, ont également toujours accès aux informations qui les concernent. « Nous pouvons définir un niveau d'autorisation spécifique pour chaque collègue, afin que chacun sache toujours ce qu'il doit savoir ». La communication interne entre les différents services d'ENGIE, par exemple entre le service des achats et le service d'exécution, bénéficie donc également du fait de travailler au sein d'une même et unique plate-forme. « Il existe désormais une méthode de travail uniforme dans laquelle nous avons établi des protocoles fixes, par équipe ou par rôle spécifique. Pensez, par exemple, au transfert du processus d'achat à l'exécution. Avec 12Build, toute la correspondance est immédiatement visible et un rapport peut être produit en un rien de temps. »


Bon support

Lorsque nous lui demandons si l'utilisation de 12Build présente des inconvénients, Arthur répond : « Pas directement, mais la familiarisation avec le programme et toutes les fonctionnalités sous-jacentes peut prendre un certain temps. Le fait que vous nous ayez montré comment tout fonctionnait depuis le début a fait une énorme différence. Et aujourd'hui encore : s'il y a un bouton que je ne trouve pas, je peux rapidement vous passer un coup de fil. Un grand salut aux personnes de votre service d'assistance ! »

Placé le 30-04-2020 par: 12Build

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