Blog

5 redenen om over te stappen op de digitale handtekening

Leestijd: 3 min

Als je een opdracht krijgt van defensie of een andere organisatie waarbij het belangrijk is dat je een extra beveiliging hebt op je documenten, dan biedt digitaal ondertekenen een uitkomst. De bouwspecialist krijgt in dat geval geen belangrijke documenten te zien voordat hij een handtekening zet. Om te voorkomen dat een contract via de post het hele land door moet, kun je bij 12Build documenten digitaal ondertekenen.

In 2020 zijn er bij 12Build 9876 projecten gestart. Daaruit zijn 1438 geheimhoudingsverklaringen (NDA-verklaringen) getekend. 1142 daarvan gingen via onze partner ValidSign. De redenen voor jouw organisatie om over te stappen op digitaal ondertekenen zijn eindeloos. Dit zijn de belangrijkste:

1. De doorlooptijd wordt versneld

Je kent het vast wel: het contract is mondeling al rond en er moet “alleen nog even getekend worden”. Het oude ondertekenproces waarbij alle handtekeningen op papier worden gezet, kan soms wel dagen tot weken in beslag nemen, afhankelijk van het aantal ondertekenaars.

Een contract wordt opgesteld, geprint, intern ondertekend, gescand, per mail of per post verzonden naar de externe ondertekenaars die vervolgens dezelfde acties uitvoeren.

De doorlooptijd van het ondertekenproces wordt digitaal met wel 80% versneld. Met het digitale ondertekenproces voeg je enkel de documenten, de (externe) ondertekenaars en de verificatiemethode toe. Daarna start je de transactie. De ondertekenaars ontvangen een melding om het document te bekijken en digitaal te ondertekenen. ValidSign maakt het mogelijk om onafhankelijk van plaats, tijd en device te ondertekenen, waardoor je binnen een paar minuten een handtekening hebt, in plaats van dat er dagen of weken overheen gaan.

2. Documenten worden extra beveiligd

Tijdens het zetten van de digitale handtekening wordt middels digitale gegevens de naam en het e-mailadres van de ondertekenaar, de tijd en de datum van ondertekening vastgelegd. Daarnaast wordt een document verzegeld wanneer alle benodigde handtekeningen zijn gezet. Hierdoor blijft ook de elektronische variant onveranderd en rechtsgeldig. Afhankelijk van de wens van de klant en de bewijslast van te ondertekenen documenten kan je ook extra verificatiemethodes zoals een TAN-code via SMS of bankauthenticatie inzetten. Een papieren document blijft op een bureau liggen, raakt kwijt in de post en kan worden gelezen door mensen waarvoor het document niet bestemd is. Met digitaal ondertekenen ben je daar in één keer vanaf.

3. De oplossing is milieuvriendelijk

Voor veel organisaties is het tegenwoordig belangrijk te handelen met het milieu in het achterhoofd. Door volledig digitaal te ondertekenen krijg je alle benodigde handtekeningen zonder dat er papier aan te pas komt. Printen is er immers niet meer bij. Op deze manier blijven enorm veel bomen behouden en daalt onnodig waterverbruik aanzienlijk. Een ValidSign-gebruiker werkt daarom actief mee om de ecologische voetafdruk te beperken. In 2020 heeft ValidSign samen met haar klanten, waar 12Build er één van is, 108.862 kilo hout en 2,4 miljoen liter water bespaard door documenten digitaal te ondertekenen.

4. De oplossing zorgt voor een betere beheersing van documentenstromen

Met de digitale handtekening verspil je geen tijd meer aan het achterhalen van de persoon bij wie het te ondertekenen document is blijven liggen. 12Build geeft jou inzicht in alle documenten die je verzendt en of ze wel of niet geopend zijn. In een oogopslag zie je wat de status is. Is het document nog niet ondertekend? Dan zie je direct bij wie het document ligt en kun je deze persoon direct een herinnering sturen.

5. De digitale handtekening is op lange termijn goedkoper dan de natte variant

Wanneer je digitaal ondertekenen afzet tegen de ‘natte’ handtekening zijn veel mensen verbaasd over de kosten van de handtekening op papier. De kosten voor printen, papier en verzendkosten lopen flink op. Daarnaast moet je rekening houden met tijd die werknemers bezig zijn om documenten te laten ondertekenen. Zij besteden veel tijd aan het onderzoeken of documenten juist zijn ondertekend, waar documenten zich in het ondertekenproces bevinden en ondertekenaars helpen herinneren om een document retour te sturen. Een klein percentage documenten raakt zelfs kwijt, wat allerlei risico’s met zich meebrengt. De doorlooptijd van het ondertekenproces kan door digitaal ondertekenen met 80% versneld worden.

Wil je meer weten over de koppeling van 12Build met ValidSign? Neem dan contact met ons op.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Tiffany Frasa
Geschreven door

Tiffany Frasa

Ook interessant voor jou

Kies voor meer overzicht

ga voor betere projectbeheer en afhandeling
Wil jij de projectadministratie en -communicatie gemakkelijker afhandelen? Snel geschikte bouwspecialisten vinden? Met 12Build Matchmaker:
Bitmap - 5 redenen om over te stappen op de digitale handtekening
Path 2 1 - 5 redenen om over te stappen op de digitale handtekening
Logo 12build FC - 5 redenen om over te stappen op de digitale handtekening