Met een meer strategisch proces kun je stoppen met het besteden van uren aan offertes maken voor elke klus die op je pad komt. In plaats daarvan kun je efficiënter werken en je tijd en inspanningen heroriënteren om op de juiste projecten te focussen, of om projecten te krijgen die het meest winstgevend blijken.
Tip 1. Houd alle informatie op één plek
Iedereen die heeft geprobeerd een stapel papieren op een bureau te doorzoeken naar één rekeningnummer of één regel, begrijpt hoeveel tijd er verloren kan gaan door informatie verkeerd te plaatsen. Ontbrekende informatie en losgekoppelde gegevens kunnen voor jou zeer kostbaar zijn.
Informatie wordt vaak op veel te veel locaties opgeslagen. Belangrijke cijfers, vervaldata en communicatie tussen teamleden komen terecht in e-mail, fax, post-it-notities, archiefkasten en op (door collega’s uitgeveegde) whiteboards. Het gevolg? Wanneer deadlines van een offerteaanvraag naderen, is belangrijke informatie bijna niet te vinden.
99 procent van de bouwspecialisten die aanvragen in e-mail of Excel bijhouden, mist meerdere offerteaanvragen per jaar. Daarom is het bijhouden van offerteaanvragen op één centrale locatie een absolute must. 12Build biedt bouwspecialisten die mogelijkheid. Komt er een offerteaanvraag binnen van een hoofdaannemer? Bepaal dan direct of je gaat rekenen, je niet rekent of je er nog even over na moet denken. Met 12Build heb je overzicht over alle offerteaanvragen die bij jou zijn gedaan en welke status jij eraan hebt gegeven. Heb je een offerte verstuurd? Dan staat dat ook netjes opgeslagen in de cloud. Op die manier heb je altijd, overal toegang tot belangrijke offertes en offerteaanvragen.
Bij andere platformen worden bouwspecialisten gedwongen om te betalen als ze een offerte willen maken binnen het platform. Wij snappen dat een platform pas interessant is voor een hoofdaannemer wanneer de bouwspecialisten in hetzelfde systeem werken. Daarom geven we bij 12Build bouwspecialisten een gratis tool waarmee ze hun aanvragen overzichtelijk kunnen inzien, documenten kunnen downloaden, hun status kunnen aangeven en de communicatie overzichtelijk hebben.
Tip 2. Houd data bij en identificeer patronen
Data is essentieel om te begrijpen waar de tijd en energie van een team het beste op kan worden gericht. Het doel is niet alleen om meer projecten te winnen, maar om de juiste offertes op de meest efficiënte manier te versturen. Het bijhouden van gegevens is een cruciaal onderdeel van het verbeteren van het proces.
Door trends in je data te zien, kun je als bouwspecialist duidelijke patronen vinden. Zo kun je bijhouden hoeveel offertes er van jou door een bepaalde hoofdaannemer worden geaccepteerd. Wordt er door een hoofdaannemer nooit een project aan jou toegewezen, dan kun je bepalen of die hoofdaannemer jouw tijd wel of niet waard is.
65 procent van de bouwspecialisten houdt hun winstpercentage niet bij. Door dat wel te doen, heb je direct een stap voor op de concurrentie. Data vormen tegenwoordig de ruggengraat van een efficiënte en effectieve werkwijze.
Tip 3. Laat hoofdaannemers zo snel mogelijk weten of je van plan bent om een offerte te sturen
Als er één tip is voor bouwspecialisten in het offerteproces, is het op tijd communiceren. Wanneer een hoofdaannemer een offerteaanvraag doet, heeft dat een doel. Het is belangrijk dat je snel reageert en aangeeft of je van plan bent een offerte te sturen of niet. Wanneer een bouwspecialist een aanvraag ontvangt, reageert hij binnen enkele dagen, blijkt uit data van 12Build. Dit doet een bouwspecialist door middel van de ‘ik reken wel’- of ‘ik reken niet’-knoppen. Deze rekenbereidheid wordt meegenomen in de database en zorgt voor een betere positionering in de lijst bouwspecialisten.
Gemiddelde cijfers laten zien dat bouwspecialisten met een geoptimaliseerd profiel per jaar 36 aanvragen extra ontvangen ten opzichte van bouwspecialisten zonder geoptimaliseerd profiel.
Deze tip is ook belangrijk, omdat hoofdaannemers gemiddeld 2,6 offerteaanvragen per specialisatie per project versturen. Als die twee of drie bouwspecialisten laten weten niet te rekenen, kan de hoofdaannemer direct offerteaanvragen versturen naar de volgende bouwspecialisten in de lijst. Snel, effectief en efficiënt.
Daar zijn we dol op.
