Blog

Werk je in spreadsheets?

Dit zijn de valkuilen van spreadsheets waar je in trapt:

Bijna iedereen kent het en bijna ieder bouwbedrijf heeft het programma op de PC staan: Excel. Dit softwareprogramma van Microsoft Office wordt voor heel veel verschillende toepassingen gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan overzichten als bouwbudgetten en voorspellingen en de planning van een bouwproject, maar ook het bijhouden van de statussen van je bouwspecialisten en bijbehorende reacties.

Excel is voor deze processen echter lang niet altijd toereikend. Zo is een (knip- en plak)fout zo gemaakt, heeft het programma moeite met het verwerken van grote hoeveelheden data en is het helemaal niet zo veilig als doorgaans wordt gedacht.

Valkuil #1. Met Excel voorkom je fouten.

Een goede offerte heeft een aantal vaste ‘ingrediënten’. Zo zijn er de kostenramingen voor de verschillende werkonderdelen, is er een deel onvoorziene kosten, een marge en een tijdsplanning. Eenvoudig? Alleen als je de juiste nummers krijgt. En hier – bij het begin – gaat het dus al vaak mis. Een fout is snel gemaakt – hoe netjes je ook werkt en hoe precies je de gegevens ook invoert. Een bestaande cel wordt heel gemakkelijk ongemerkt overschreven. Dat geldt voor zichtbare teksten en getallen, maar ook voor ‘onzichtbare’ formules. En dan wordt het probleem van Excel ook direct heel duidelijk: het programma is niet ontworpen om fouten te verbeteren of aan het licht te brengen. Dat blijkt wel uit de uitkomsten van grote onderzoeken: bij bijna 90% van de grote spreadsheets (meer dan 150 rijen) worden ernstige fouten gevonden, waaruit ook blijkt dat gebruikers per cel bijna 2% kans op fouten hebben!

Doordat het programma zo eenvoudig lijkt worden er sneller fouten gemaakt. Ook worden gegevens onvoldoende gecontroleerd. Excel kan immers zonder al te veel uitleg door bijna iedereen worden gebruikt. Maar daar eindigt voor velen ook direct de benodigde kennis. En zelfs wanneer je Excel alleen voor de basis invoer gebruikt, zijn fouten in formules en vergelijkingen snel gemaakt.

Valkuil #2. Knippen en plakken kan best.

De overdracht tussen verschillende datasets in Excel verloopt bij de meeste bouwbedrijven nog steeds handmatig. Met grote regelmaat worden gegevens uit een cel, volledige rij of kolom geknipt en in een andere geplakt. Hierbij worden ongemerkt verborgen gegevens of formules meegenomen. “Spreadsheets bevatten, zelfs na zorgvuldige ontwikkeling, fouten in 1% of meer van alle formulecellen”, schrijft Ray Panko, een professor in IT-management aan de Universiteit van Hawaï en een autoriteit op het gebied van dataverwerking. “In grote spreadsheets met duizenden formules zullen tientallen onopgemerkte fouten zitten.”

Valkuil #3. Excel is geschikt voor grote hoeveelheden data.

Het is ongetwijfeld een herkenbaar beeld: de voor je gevoel eindeloze lege rijen op je beeldscherm wanneer je een nieuwe werkmap in Excel opent. In het Microsoft Office-programma kun je inderdaad gevoelsmatig onbeperkt data verwerken. Maar Excel mag er dan misschien uitzien als een database – het softwareprogramma functioneert zeker niet op dezelfde manier.

Er is namelijk wel degelijk een limiet aan de hoeveelheid data die je in Excel kunt verwerken. Het programma wordt bij het rekenen met grote hoeveelheden informatie bovendien ook nog eens enorm traag of loopt bij overbelasting zelfs volledig vast. Tel daar de beperking bij op in het aantal cellen die je kan aanmaken binnen een Excel-spreadsheet en de problemen zijn duidelijk.

Onvoldoende dataverwerkingscapaciteit kost organisaties zo’n 14,2 miljoen dollar per jaar, schat onderzoeksbureau Gartner. Bij elke verstoring – bijvoorbeeld een werkmap die verloren gaat of niet meer kan worden gebruikt – kun je daar nog eens 914.000 dollar bij optellen. Uit het onderzoek van FSN naar het gebruik van Excel op de werkplek bleek dat meer dan de helft van de werknemers die Excel gebruiken te veel tijd besteden aan het handmatig controleren van getallen bij elke wijziging.

Valkuil #4. Excel is veilig.

Op het moment dat iedereen toegang heeft tot dezelfde spreadsheet kan dus ook iedereen de cellen en formules bewerken. Dit is lang niet altijd direct zichtbaar. Je kunt dit voorkomen met een wachtwoordbeveiliging, maar die is in de praktijk zo lek als een mandje. Zeker voor hackers en virussen – zelfs wanneer je pc is voorzien van de beste antivirussoftware.

Maar hoe moet het dan wél?

Het is je inmiddels waarschijnlijk wel duidelijk waarom het gebruik van spreadsheets risico’s met zich mee kan brengen voor je bedrijf. Gelukkig zijn er genoeg alternatieven, die zich in het bijzonder richten op de bouwsector en op jouw specifieke werkzaamheden. Binnen deze systemen heb je wel de voordelen die Excel biedt, maar zijn de mogelijke problemen geëlimineerd.

Met 12Build wordt alle informatie op één centrale plek opgeslagen en bewerkt. Alle samenwerkende partijen worden in real time op de hoogte gebracht van wijzigingen en reacties. De term die we daarvoor gebruiken is Software-as-a-Service (SaaS): software die in de cloud gehost wordt en op aanvraag kan worden gebruikt. Het voordeel: je haalt snel en makkelijk de voor jou relevante gegevens op, hoe gespecialiseerd of geformatteerd ook, waaronder duidelijke, overzichtelijke en vooral foutloze rapporten. Het grote voordeel voor jouw calculatie- of inkoopafdeling is dat alle gegevens (in ons geval afkomstig van bouwspecialisten) direct en altijd up-to-date toegankelijk en exporteerbaar zijn.

Communicatie-overzichten in Excel zijn voortaan verleden tijd. Alle offerteaanvragen die je via ons platform verstuurt worden automatisch opgeslagen in het overzicht, waarbij de reactie van de bouwspecialisten en leveranciers die deze aanvragen ontvangen ook automatisch toegevoegd worden. Ook zie je in één oogopslag wanneer je de offerte (die in hetzelfde overzicht terechtkomt) kan verwachten. Zo voorkom je niet alleen fouten, maar wordt er ook flink op tijd en kosten bespaard. En wanneer je jouw vaste partners wilt benaderen of wanneer je juist naar nieuwe partners zoekt, is het handig dat je op een platform werkt waar alle partijen hun eigen gegevens kunnen bijwerken. Deze efficiënte en eenvoudige manier van communiceren is, in combinatie met de verhoogde veiligheid, één van de redenen dat honderden hoofdaannemers je al voor zijn gegaan in het werken met dit soort tools.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Tiffany Frasa
Geschreven door

Tiffany Frasa

Ook interessant voor jou

Kies voor meer overzicht

ga voor betere projectbeheer en afhandeling
Wil jij de projectadministratie en -communicatie gemakkelijker afhandelen? Snel geschikte bouwspecialisten vinden? Met 12Build Matchmaker:
Bitmap - Werk je in spreadsheets?
Path 2 1 - Werk je in spreadsheets?
Logo 12build FC - Werk je in spreadsheets?